Depuis le début du confinement, beaucoup de personnes ont changé leur façon de travailler pour adopter le télétravail. Si cette pratique s'est démocratisée ces dernières années, certains secteurs comme l'aide à domicile restent à la marge.

Si la marge de manœuvre est limitée en ce qui concerne les prestations effectuées par les auxiliaires de vie, l’activité peut tout de même être facilitée et aménagée grâce à certains outils à distance et un bel esprit de créativité !

Intégrer le télétravail dans son agence d'aide àdomicile

Aujourd'hui, peu d'agences d'aide à la personne pratiquent le télétravail par manque d'outils permettant de le faire. Standard téléphonique physique, documents enregistrés sur le disque dur de l'ordinateur, sont autant d'éléments qui contraignent les salariés à  se réunir.

Pourtant, avecquelques adaptations, il est possible de télé-travailler, même dans une agenced'aide à domicile...

Depuis sa création, Alenvi a intégré dans sa structure des outils numériques pour faciliter la communication au sein des équipes. L'utilisation de Messenger, une messagerie instantanée permet de communiquer à distance. Les auxiliaires d'envie  peuvent alors partager sur Messenger toutes les informations pertinentes pour leur activité. Mais depuis le début du confinement, cet outil s'avère plus utile encore. Ne pouvant plus se réunir tous les quinze jours comme d'habitude, c'est grâce aux appels en visioconférence via Messenger, que les auxiliaires gardent le contact. Ainsi, ils peuvent s'organiser entre eux, gérer leur emploi du temps, mais aussi parler du quotidien : leur ressenti, leurs anecdotes, etc. Bien-sûr la visioconférence ne peut pas remplacer le contact physique, mais elle est tout de même efficace et permet aux auxiliaires de se coordonner et garder le contact.

Pour les réunions comptant plus de participants, comme celles organisées par l'équipe du bureau ou encore les Webminar, nous utilisons le logiciel de visioconférence ZOOM. Nous sommes conscients des scandales sur la protection des données, liés à cet outil, mais nous l'utilisons seulement pour des vidéoconférences où il n'y a pas un réel enjeu de confidentialité. Zoom est une alternative bon marché par rapport aux options disponibles : partage d'écran, possibilité de créer des salles de réunion, etc.

Le standard téléphonique d'Alenvi est aussi dématérialisé : ce n'est pas un téléphone physique mais un standard virtuel appelé VoIP (Voice over IP). Il s'agit en fait d'un logiciel installé sur un ordinateur portable permettant de se connecter au standard via une connexion internet. Ainsi, même à distance, nous pouvons gérer le standard depuis un ordinateur, inutile d'être physiquement dans un bureau.

Par ailleurs, en utilisant des outils comme Google drive, on peut enregistrer tous nos documents en ligne (que ce soit des documents de texte, des feuilles de calculs, des présentations, etc). Cela nous permet d'y avoir accès n'importe où, n'importe quand.

Enfin il est important d’instaurer un cadre de travail : même à la maison, on peut définir une pièce dans laquelle on va travailler ou encore s'habiller comme si on allait au bureau. Ces points qui peuvent paraître secondaires sont tout aussi important pour être efficace au télétravail.

Le télétravail : un atout pour les entreprises d'aideà domicile ?

Par contrainte,   depuis le début du confinement, nous avons dû adapter notre manière de   travailler. Si nous disposions déjà d'outils pour travailler à distance, il a fallu optimiser leur utilisation pour continuer notre activité. On a   d'ailleurs remarqué que certaines pratiques se révèlent très efficaces, et nous offrent de nouvelles   possibilités.    

D'ordinaire, les réunions d'équipe ont lieu tous les quinze jours. Les équipes se retrouvent pour échanger, partager leurs actualités, etc. Désormais, ces réunions sont beaucoup moins organisées. En effet, un message suffit pour s'accorder sur les disponibilités de chacun afin de planifier une visioconférence dans la journée. Les auxiliaires organisent donc plus de réunion qu'avant, puisqu'ils se rencontrent virtuellement au moins une fois par semaine.
Ce format de réunion permet aussi que les participants s'écoutent davantage.

"Chacun parle à son tour, les interlocuteurs s'écoutent et ne se coupent pas la parole, ce qui n'est pas toujours le cas en réunion physique." Simon, Coach équipe

Par ailleurs, ceux qui n'osent pas trop s'exprimer dans un groupe prennent plus facilement la parole derrière leur caméra. En effet, on a remarqué que certaines personnes introverties parlent plus lors des réunions en visioconférence pour partager leurs opinions et faire des remarques pertinentes.
Si la visioconférence permet de gagner en efficacité, il est nécessaire dans les premiers temps, que le coach équipe anime la réunion pour distribuer la parole, amener les sujets du jour etc. Mais à l'avenir, les équipes pourront être autonomes !

On a aussi remarqué une plus grande solidarité grâce à ces moyens de communication. En effet, il y a encore plus d'interactions sur Messenger qu'avant : tout le monde partage ses conseils ou pratiques pour être plus efficace et pour se protéger. Toute l'équipe donne des informations concernant les lieux où sont disponibles masques et gels hydroalcoolique par exemple.

Le télétravail dans l'aide à domicile après la crise sanitaire ?

Il est encore trop tôt pour dire quelles leçons nous tirerons de cette expérience. Mais, nous remarquons que plus que jamais, nous avons besoin de rester en contact avec nos collègues. La fréquence des réunions d'auxiliaires a plus que doublé depuis le début du confinement, tout comme les réunions d'équipes du bureau. Si nous utilisions déjà la messagerie instantanée au quotidien chez Alenvi, nous pourrons encore optimiser cette pratique qui suscitera des échanges riches visant à fédérer l'équipe d'Alenvi.

Sans remettre en question les réunions en physiques, nécessaires à l'équilibre des équipes autonomes, les outils digitaux viendront apporter un avantage supplémentaire. En l’absence d'une personne à la réunion, par exemple, celle-ci pourra y assister, à distance, grâce à la visioconférence.

Nous avons été obligé, comme tous nos confrères, de réagir rapidement tout en restant fidèle à nos valeurs de convivialité, de curiosité et de richesse de la communauté. En effet, c'est en travaillant ensemble, main dans la main, que nous pouvons optimiser nos compétences et les outils dont nous disposons.

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Google Drive

Stockez et partagez vos fichiers dans le cloud grâce à Google Drive pour y avoir accès n’importe où et pouvoir les partager avec ses collaborateurs.
Tutoriel Google Drive
Utiliser Google Drive

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Zoom

Logiciel de visioconférence permettant de réaliser à distance Réunions ou conférences. Zoom peut aussi être utilisé comme système téléphonique et messagerie instantannée.
Prise en mai de ZOOM
Télécharger Zoom

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Voix sur IP (VoIP)

La voix sur Ip est une nouvelle technologie de télécommunications permettant de passer des appels grâce à internet et plus par voie analogique.
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Messenger

Messagerie instantanée pour communiquer via messages ou visio.
Utiliser Messenger
Messenger – IOS
Messenger – Android