Gestion du planning, des partenariats, du recrutement, de l’animation des réunions d'équipe... Au sein d’une équipe autonome, de nouvelles missions sont réparties entre les auxiliaires de vie. Accompagnés par un coach d’équipe (anciennement responsable de secteur), cette nouvelle organisation leur permet de se partager les responsabilités et d’en assurer la bonne gestion en collectif.

Deux des 11 équipes autonomes de la structure d’aide à domicile parisienne Alenvi, ont accepté de se confier sur deux rôles phares des équipes autonomes 

‍

1. Le rôle gestion du planning par l’équipe des BONZAÏS 

2. Le rôle gestion des partenariats par l’équipe des RIVIAS 

‍

1. La gestion du planning au sein d'une équipe autonome

‍

L'équipe des BONSAÏS est composée de 5 auxiliaires de vie : Claudine, Sanou, Marcelle, Nina et Minankourou.

Le rôle du planning, qu’est-ce que c’est ?

Il constitue l’une des missions les plus importantes pour une structure d’aide à domicile. Il permet de maîtriser une grande partie des enjeux liés à l'activité de la structure : qualité d’accompagnement apporté aux bénéficiaires, respect des contrats et des heures de travail, respect des contraintes personnelles de chacun…

Qui gère les plannings au sein d’une équipe autonome ?

Chaque structure et chaque équipe gère son planning comme il le souhaite. 

Chez Alenvi, chaque équipe gère son planning en toute autonomie. Dans l’équipe des Bonsaïs, les plannings sont préparés par Claudine. Elle s’occupe de préparer les plannings de toutes les auxiliaires de vie de son équipe 1 à 2 mois à l’avance, en tentant de respecter les contraintes professionnelles, opérationnelles et personnelles de chacune d’elles.

En cas d’ajustements nécessaires du planning, comment cela se passe-t-il ?

Chacune des auxiliaires bénéficie d’un accès sur leur outil de gestion du planning, leur permettant d’accéder en temps réel aux modifications de planning effectuées et de le modifier à leur tour si besoin. Lors des réunions d’équipe, les auxiliaires de vie ajustent le planning en cas de besoin et s’accordent collectivement sur les éventuelles modifications à apporter.

Quelle est la principale difficulté liée à la gestion des plannings rencontrée par les auxiliaires de vie travaillant en équipe autonome ?

“Souvent il nous reste des heures.”

Les auxiliaires de vie expriment leur difficulté à établir un planning respectant le nombre d’heures indiqué dans leur contrat de travail avec leurs contraintes opérationnelles. C’est à cet instant qu’intervient la responsable des plannings. Chargée de pallier ces écarts, elle adapte les plannings seule, en binôme, ou bien collectivement avec toute l’équipe si besoin. En cas de difficultés trop importantes, les auxiliaires de vie abordent le sujet en réunion d'équipe et s’accordent en direct sur les changements ou remplacements à opérer.

Le mot de la fin pour Nina, auxiliaire de vie récemment arrivée chez Alenvi

Nina vient d’intégrer l’équipe des Bonsaïs. Son recrutement s’est déroulé de manière fluide et lui a permis de rencontrer Marcelle, responsable du recrutement. 

Depuis son arrivée, elle remarque qu’il n’y a aucun lien hiérarchique au sein de l’équipe. Elle se sent très à l’aise avec ses collègues et libre de parler, d’échanger, de proposer des idées et des solutions.

‍

2. La gestion des partenariats au sein d'une équipe autonome

‍

L’équipe des Rivias chez Alenvi a accepté de répondre à nos questions ! Alvin, responsable de la gestion des partenariats nous a raconté son rôle et ses missions.

La gestion des partenariats dans l’aide à domicile : en quoi ça consiste ? 

Les structures d’aide à domicile nouent des partenariats avec des entreprises pour obtenir des avantages pour les personnes âgées accompagnées. Les partenaires peuvent ainsi être des professionnels comme des opticiens ou des ophtalmologistes, des collectivités ou encore des associations pouvant répondre à un besoin identifié chez les bénéficiaires. “Sans les partenariats, on ne peut pas travailler.”

Les partenaires proviennent à la fois de la structure d’aide à domicile qui est en lien avec des acteurs pouvant aider les personnes âgées et des auxiliaires de vie qui sont eux-mêmes chargés de démarcher des prestataires pour aider les bénéficiaires.

Qu’est-ce que le fonctionnement en équipes autonomes change dans la gestion des partenariats ?

Ce fonctionnement permet aux auxiliaires de vie de démarcher les acteurs les plus pertinents au regard des besoins de leurs bénéficiaires.

“Les bénéficiaires ont besoin d’un accompagnement et d’une aide qui réponde à leurs besoins et en tant qu’auxiliaire de vie, nous sommes les mieux placés pour identifier les partenaires dont les bénéficiaires ont besoin, et trouver les entreprises qui peuvent les aider.”

Qui assure ce rôle au sein d’une équipe autonome ?

Un auxiliaire de vie est nommé par les membres de son équipe pour assurer le rôle de responsable des partenariats. Dans l’équipe des Rivias, c’est Alvin et Laura qui assurent ce rôle en binôme. Pour Alvin, le choix s’est fait après un rendez-vous pour une bénéficiaire. Les membres de l’équipe ont remarqué son aisance orale, son sens de la négociation et les résultats visibles dès le premier rendez-vous.

Pour autant, les décisions impactent toute l’équipe et sont ainsi prises collectivement. Chaque nouveau partenaire est présenté aux membres de l'équipe pour échanger et statuer sur l’intérêt d’une collaboration pour les bénéficiaires.

Le mot de la fin pour Alvin ?

“Ce que j’aime dans ce métier, c’est l’autonomie. Ça montre qu’on est indépendants. On fait pareil avec les personnes âgées : tout ce qu’ils peuvent faire, on les laisse faire. Tout ce qu’ils ne peuvent pas faire, on les aide. C’est pour ça qu’on fait ce métier, qu’on se forme.”

‍

Merci à Claudine, Sanou, Marcelle, Nina, Minankourou, Alvin, Salima, Laura et Georgette pour leurs témoignages !

‍

‍